Quinta, 25 de Abril de 2019

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A criação de normas de procedimentos nas rotinas de cobrança das empresas de factoring

A área da cobrança, principalmente numa empresa de factoring, é de extrema importância, sendo ela responsável pela geração primária de fluxo de caixa e pela administração dos recebíveis da empresa, não podendo, por isso, prescindir de uma rotina pré-estabelecida para alcançar seus objetivos.

A orientação e a disciplina, ao proceder na cobrança dos recebíveis adquiridos, conjuntamente com a padronização das rotinas de trabalho nesta área, estabelecendo mecanismos de atuação, controle e informação formam o caminho mais curto para o recebimento dos títulos adquiridos

A criação de um “Manual de Normas e Políticas de Cobrança”, e a obediência a ele, é um passo importante para a factoring. A criação de indicadores de desempenho, para os colaboradores envolvidos, deve ser implementada por uma factoring que busca a excelência.

"...onde não há um plano, onde a disposição de tempo fica simplesmente entregue ao acaso dos acontecimentos, logo reinará o caos." Victor Hugo

Uma factoring que se preocupa com seus resultados, deve exigir que o colaborador atuante na cobrança possua algumas características, como abaixo:

• ser ético;
• ser educado;
• ser amigável;
• ser organizado;
• ser um bom negociador;
• ser rápido e objetivo na tomada de decisões;
• ser um solucionador de problemas;
• agir por prioridades e no menor tempo possível;
• conhecer a legislação pertinente à cobrança;
• respeitar a legislação vigente minimizando riscos de litígio;
• saber motivar o devedor para que pague a dívida;
• saber mostrar para o devedor as vantagens de pagar o débito;
• saber utilizar as ferramentas de cobrança a seu dispor;
• saber que, na maioria das vezes, o devedor é cliente de nosso cliente, devendo o cobrador tomar o devido cuidado para que a cobrança não seja motivo para a perda desse, e
• saber que a agressividade e a impertinência excessiva é prejudicial à concretização da cobrança.

É essencial que o profissional da cobrança trabalhe com prioridades, de modo a atender primeiramente os títulos de maior valor e de maior risco cedente, utilizando adequadamente as ferramentas que dispõe e que deverão ser elencadas no manual.

É premissa básica que as despesas de cobrança devem ser proporcionais ao valor do título e ao caso específico que se está tratando, devendo o colaborador ter em mente que deverá utilizar-se das ferramentas de cobrança adequadas a cada caso. Em outras palavras, bom senso na hora de decidir é imprescindível.

A graduação do tempo de inadimplência deve ser utilizada para efetuar a cobrança de forma “leve”, “moderada” ou “dura”. Saber a hora certa de utilizar cada uma destas formas não pode ser resultado de uma opção do momento. O bom planejamento leva em conta as experiências anteriores, os índices de recuperação, a proximidade com prazos de prescrição dos títulos, dentre outros.

Os profissionais da cobrança trabalham com informação e, portanto, deverão estar sempre munidos de dados e índices de inadimplência, de prorrogações e de recuperação de ativos para que possam mensurar o sucesso alcançado, objetivando uma melhoria contínua, devendo este setor compartilhar as informações que possui com a área administrativa, a comercial e a de crédito.

A criação de um fluxograma de procedimentos, a serem executados após o vencimento dos títulos que não forem liquidados, é uma boa forma de adequar a rotina de cobrança com a etapa a ser desenvolvida.

 Por exemplo:

ETAPA 1         ETAPA 2                ETAPA  3               ETAPA 4               ETAPA 5
>____________>_________________>_________________>________________>______________
VENCTO         5º DIA ÚTIL           30.º DIA                60º DIA                180.º DIA                  

Etapa 1 - É o conjunto de atos que estão compreendidos entre o 1º e o 4º dia útil após o vencimento da duplicata, ou devolução definitiva do cheque, que incluem os seguintes atos:

• telefonema para o devedor principal para solicitar o pagamento e confirmar recebimento do boleto, aproveitando para certificar da regularidade do título e data agendada para pagamento;
• comunicação à faturizada do inadimplemento do título;
• encaminhamento da duplicata ao protesto após a (re)conferência dos documentos a ela referentes;
• encaminhamento do cheque sustado para protesto, quando for o caso.

Etapa 2 - É o conjunto de atos que estão compreendidos entre o 5º e o 29º dia útil após o vencimento da duplicata, ou devolução definitiva do cheque, que inluem os seguintes atos:

• solicitação formal à faturizada de recompra do título já protestado, ou sem protesto no caso de títulos viciados;
• continuidade da cobrança extrajudicial, através das ferramentas extrajudiciais disponíveis, tanto do devedor principal, quanto da faturizada, avalistas e responsáveis solidários, sempre obedecendo as prioridades;
• utilização de ferramentas “leves” para a cobrança.

E assim por diante, em cada etapa. Cada Factoring possui suas características próprias e suas prioridades, porém, a não normatização de procedimentos é causa certa de incômodos e ineficiência na cobrança.

O trabalho sempre deve basear-se em prioridades: valores dos títulos e risco do cedente devem ser a base desta definição.

Devem ser atribuições indispensáveis do setor de cobrança:

• elaborar indicadores de liquidez, prorrogações e recuperação de ativos de forma semanal, repassando cópia deste relatório à administração, ao setor de crédito e ao setor comercial;
• relatar à administração a relação de causa-efeito de dificuldades obtidas durante o processo de cobrança, visando corrigir problemas futuros e
• manter contato permanente com as faturizadas para, em conjunto com estas, resolverem as pendências existentes.

A criação e a manutenção sempre à mão de uma planilha com os diversos prazos a serem observados, para os diferentes titulos de crédito adquiridos, é uma medida interessante, tal atitude poderá evitar a perda de prazos importantíssimos para garantir a celeridade e a efetiva recuperação dos créditos adquiridos.

Porém, é imprescindível a aderência e o atendimento total e permanente das normas estabelecidas por parte dos colaboradores, bem como a análise e o controle dos indicadores de desempenho deste setor, pela administração. A soma destes atos ajudarão em muito para que sejam alcançados os objetivos da factoring com relação a recuperação dos créditos inadimplidos.

Não devemos pensar que o planejamento e a criação de normas de procedimentos, possa ser uma perda de tempo. Mesmo as factorings pequenas podem se beneficiar de um manual de cobrança, mesmo que sucinto. O saber “quando” e “como” executar determinadas ações, auxilia muito a recuperação de créditos. E, quem não quer um índice baixo de inadimplência?


Se quiser comentar este artigo: desbesel@terra.com.br


Ernani Desbesel
Ernani Desbesel

Especialista em Negócios de Compra de Recebíveis
MBA em Gestão Estratégica de Factoring
Advogado há 26 anos com especialidade em negócios das Empresas de Compra de Recebíveis
Palestrante em 11 cursos sobre o Setor de Compra de Recebíveis
Ex-empresário do Setor de Fomento Mercantil
Consultor de Empresas de Factoring, Securitização e FIDC
Auditor de Riscos da ISO 31000:2009 (Gestão de Riscos)

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