Em minhas andanças ministrando cursos tenho visto, cada vez mais, pequenos e médios empresários de factoring preocupando-se bastante (e com razão) com a questão tributária que acomete nosso setor.
Por estarmos enquadrados no regime de lucro real, a pergunta em sala de aula geralmente é a mesma: “Como faço para pagar menos impostos?”
Gostaria muito de poder responder tal questão de maneira simplista, mas devo confessar que planejamento tributário definitivamente não é minha praia, então não me arrisco a opinar. Minha sugestão sempre contempla a procura de um bom contador.
Daí vem a segunda pergunta: “Você conhece algum bom contador?”
Minha resposta, invariavelmente é: “Sim, conheço vários ótimos contadores, mas se você mesmo não souber contabilidade, de nada adiantarão”.
Minha resposta se justifica, não só pelos aspectos tributários, mas pela necessidade do “olho do dono” nas questões contábeis da factoring.
Vejo uma grande preocupação com os assuntos tributários, 100% justificada, mas não vejo quase nenhuma preocupação com a auditoria, bem como as questões jurídicas inerentes às atividades de qualquer factoring, seja ela grande ou pequena.
De novo, não vou meter meu nariz onde profissionais especializados escreveriam com mais propriedade, mas não dá pra ficar sem falar da auditoria, pelo menos.
Os pequenos e médios empresários de factoring (às vezes os grandes também) tem dois grandes “defeitos”, por assim dizer; Confiam muito em sua intuição e confiam muito em sua memória.
Confiar puramente na intuição, do ponto de vista creditício, não só é o primeiro passo para o abismo, como é a melhor maneira de virar “escravo” do trabalho, ou seja, nada acontece na factoring se o patrão tiver uma “dor de barriga” e tiver que se ausentar.
Confiar puramente na memória, do ponto de vista contábil, além de perigoso sob os aspectos fiscal e jurídico, cria vulnerabilidades que podem resultar em grandes perdas, comparáveis inclusive aos golpes praticados por cedentes.
Temos o hábito de nos preocupar puramente com o “caixa” da empresa, mas não nos preocupamos com a qualidade e periodicidade de nossos lançamentos contábeis.
Qualidade porque não podemos confiar em nossa intuição e;
Periodicidade porque não podemos confiar em nossa memória.
Quando falamos em qualidade temos de ter em mente a informação em si. Todo e qualquer lançamento em nosso livro razão (a crédito ou a débito) deve necessariamente conter sua descrição ou histórico extremamente bem elaborado.
Quando falamos em periodicidade, temos que pensar que possivelmente teremos centenas, ou até milhares de lançamentos em nosso plano de contas a cada mês, e que portanto nossa conciliação deve, necessariamente ser diária.
Falando em qualidade, vamos comparar duas descrições da conta “Títulos a receber”.
Factoring 1) Descrição de qualidade discutível:
Conta: Títulos a receber.
Descrição do Lançamento a débito: Duplicata e receber.
Factoring 2) Descrição de boa qualidade:
Conta: Títulos a receber.
Descrição do lançamento a débito: Duplicata a receber de Tabajaras Ind. e Comércio Ltda adquirida de Irmãos Brothers Ferramentaria Ltda através do borderô nro: 885.
No exemplo acima, no caso de uma execução, seja ela contra o sacado ou o cedente, qual das duas factorings teria mais facilidade de comprovação da operação perante um perito?
Se, no mesmo exemplo, o sacado, ao invés de pagar o boleto da factoring, fizesse um depósito em conta sem aviso, quais das duas factorings teria maior facilidade de identificação e liquidação do lançamento? Evitando inclusive um protesto indevido.
Agora falemos um pouco de periodicidade:
De quanto em quanto tempo você concilia os lançamentos contábeis de sua factoring?
Eu iria mais longe; depois de quanto tempo após o encerramento do mês, você tem sua contabilidade pronta? Sim, balanço e demonstrativo de resultados.
Se você pensou em qualquer coisa superior a 2 dias úteis, sugiro que corrija seus procedimentos.
Porque a contabilidade deve ser “fechada” o mais breve possível? Justamente por ser a melhor ferramenta de auditoria e correções de rumo.
Vou dar um exemplo caricato, mas possível:
Imagine que você tenha um irmão (seu sócio) ou mesmo um funcionário que controle o caixa e bancos enquanto você está visitando clientes.
Num dia qualquer telefona um sacado para seu sócio ou funcionário pedindo um número de conta para depositar, pois não recebeu o boleto da factoring, seja lá pelo motivo que for.
Neste dia, o tal sócio ou funcionário está precisando de uma graninha. Como o valor não é muito alto (portanto talvez ninguém perceba), ele pede ao sacado que deposite em sua conta corrente ou em outra de um parente qualquer, sem tramitar, é lógico, pela factoring.
O mesmo sócio, ou funcionário, por ter acesso ao banco, realiza a “baixa” deste título, entregando o comprovante ao sacado e sumindo com o lançamento do seu sistema.
Se sua contabilidade fecha com atraso, quando será que você vai descobrir (se vier a descobrir) que tem um sócio ou funcionário lhe roubando?
Diante de tais possibilidades, e levando em conta que também não quero nenhum contador sem emprego, sugiro um “check list” mínimo de verificações diárias dos lançamentos e conciliações contábeis.
1) Apurar lançamentos de conta corrente bancária, verificando entradas e saídas, com no máximo 1 dia de atraso. Isso se faz necessário porque os saldos do dia imediatamente anterior podem sofrer alterações com lançamentos retroativos que o banco realiza com frequência (tarifas, cheques devolvidos, etc).
2) Apurar lançamentos do extrato da conta cobrança (francesinha) do dia útil imediatamente anterior ao da apuração. Necessário para verificar os títulos baixados, seja por pagamento, baixa simples, protestos ou simples rejeição do banco. Toda e qualquer baixa deve necessariamente encontrar com sua contrapartida. Também necessário para confrontar com o volume de títulos enviados ao banco para cobrança por conta das operações realizadas.
3) Apurar lançamentos do extrato da conta custódia de cheques do dia útil imediatamente anterior ao da apuração. Também se faz necessário para verificar os cheques baixados, seja por depósito na data boa, baixa simples por solicitação do sacado ou cedente, alteração de data boa ou também simples rejeição do banco. Toda e qualquer baixa deve necessariamente encontrar com sua contrapartida. Também necessário para confrontar com o volume cheques operados e enviados à custódia bancária.
4) Apurar diariamente eventuais saldos de cheques em carteira. (Aqueles que não vão para custódia bancária).
5) Apurar (a cada evento) aporte ou retiradas de sócios, seja por contratos de mútuos ou para futura integralização de capital. Apurar o saldo passivo de acordo com remuneração contratada.
6) Se o passivo for bancário, apurar diariamente o saldo devedor e apropriar o custo financeiro para efeito de saldo devedor total.
7) Apurar, (a cada evento) eventuais operações de fomentoà matéria prima e insumos, apurando entradas de títulos em novas operações para amortizações e eventuais novas saídas de recursos.
8) Não esquecer de calcular diariamente as projeções de operações para o mês, baseado no histórico dos primeiros cinco dias úteis do mês, e assim sucessivamente a cada cinco dias úteis. Não tem efeito contábil, mas já dá pra ter uma idéia dos resultados (brutos e líquidos) do exercício mensal.
Como podem ver, são pequenos controles a serem implantados que tomam diariamente menos de cinquenta minutos do executivo, mas que, se feitos com disciplina, possibilitam-lhe ter a factoring literalmente “nas mãos”.
E nem será preciso cursar Ciências Contábeis.
Boa sorte.
Rogério
Por estarmos enquadrados no regime de lucro real, a pergunta em sala de aula geralmente é a mesma: “Como faço para pagar menos impostos?”
Gostaria muito de poder responder tal questão de maneira simplista, mas devo confessar que planejamento tributário definitivamente não é minha praia, então não me arrisco a opinar. Minha sugestão sempre contempla a procura de um bom contador.
Daí vem a segunda pergunta: “Você conhece algum bom contador?”
Minha resposta, invariavelmente é: “Sim, conheço vários ótimos contadores, mas se você mesmo não souber contabilidade, de nada adiantarão”.
Minha resposta se justifica, não só pelos aspectos tributários, mas pela necessidade do “olho do dono” nas questões contábeis da factoring.
Vejo uma grande preocupação com os assuntos tributários, 100% justificada, mas não vejo quase nenhuma preocupação com a auditoria, bem como as questões jurídicas inerentes às atividades de qualquer factoring, seja ela grande ou pequena.
De novo, não vou meter meu nariz onde profissionais especializados escreveriam com mais propriedade, mas não dá pra ficar sem falar da auditoria, pelo menos.
Os pequenos e médios empresários de factoring (às vezes os grandes também) tem dois grandes “defeitos”, por assim dizer; Confiam muito em sua intuição e confiam muito em sua memória.
Confiar puramente na intuição, do ponto de vista creditício, não só é o primeiro passo para o abismo, como é a melhor maneira de virar “escravo” do trabalho, ou seja, nada acontece na factoring se o patrão tiver uma “dor de barriga” e tiver que se ausentar.
Confiar puramente na memória, do ponto de vista contábil, além de perigoso sob os aspectos fiscal e jurídico, cria vulnerabilidades que podem resultar em grandes perdas, comparáveis inclusive aos golpes praticados por cedentes.
Temos o hábito de nos preocupar puramente com o “caixa” da empresa, mas não nos preocupamos com a qualidade e periodicidade de nossos lançamentos contábeis.
Qualidade porque não podemos confiar em nossa intuição e;
Periodicidade porque não podemos confiar em nossa memória.
Quando falamos em qualidade temos de ter em mente a informação em si. Todo e qualquer lançamento em nosso livro razão (a crédito ou a débito) deve necessariamente conter sua descrição ou histórico extremamente bem elaborado.
Quando falamos em periodicidade, temos que pensar que possivelmente teremos centenas, ou até milhares de lançamentos em nosso plano de contas a cada mês, e que portanto nossa conciliação deve, necessariamente ser diária.
Falando em qualidade, vamos comparar duas descrições da conta “Títulos a receber”.
Factoring 1) Descrição de qualidade discutível:
Conta: Títulos a receber.
Descrição do Lançamento a débito: Duplicata e receber.
Factoring 2) Descrição de boa qualidade:
Conta: Títulos a receber.
Descrição do lançamento a débito: Duplicata a receber de Tabajaras Ind. e Comércio Ltda adquirida de Irmãos Brothers Ferramentaria Ltda através do borderô nro: 885.
No exemplo acima, no caso de uma execução, seja ela contra o sacado ou o cedente, qual das duas factorings teria mais facilidade de comprovação da operação perante um perito?
Se, no mesmo exemplo, o sacado, ao invés de pagar o boleto da factoring, fizesse um depósito em conta sem aviso, quais das duas factorings teria maior facilidade de identificação e liquidação do lançamento? Evitando inclusive um protesto indevido.
Agora falemos um pouco de periodicidade:
De quanto em quanto tempo você concilia os lançamentos contábeis de sua factoring?
Eu iria mais longe; depois de quanto tempo após o encerramento do mês, você tem sua contabilidade pronta? Sim, balanço e demonstrativo de resultados.
Se você pensou em qualquer coisa superior a 2 dias úteis, sugiro que corrija seus procedimentos.
Porque a contabilidade deve ser “fechada” o mais breve possível? Justamente por ser a melhor ferramenta de auditoria e correções de rumo.
Vou dar um exemplo caricato, mas possível:
Imagine que você tenha um irmão (seu sócio) ou mesmo um funcionário que controle o caixa e bancos enquanto você está visitando clientes.
Num dia qualquer telefona um sacado para seu sócio ou funcionário pedindo um número de conta para depositar, pois não recebeu o boleto da factoring, seja lá pelo motivo que for.
Neste dia, o tal sócio ou funcionário está precisando de uma graninha. Como o valor não é muito alto (portanto talvez ninguém perceba), ele pede ao sacado que deposite em sua conta corrente ou em outra de um parente qualquer, sem tramitar, é lógico, pela factoring.
O mesmo sócio, ou funcionário, por ter acesso ao banco, realiza a “baixa” deste título, entregando o comprovante ao sacado e sumindo com o lançamento do seu sistema.
Se sua contabilidade fecha com atraso, quando será que você vai descobrir (se vier a descobrir) que tem um sócio ou funcionário lhe roubando?
Diante de tais possibilidades, e levando em conta que também não quero nenhum contador sem emprego, sugiro um “check list” mínimo de verificações diárias dos lançamentos e conciliações contábeis.
1) Apurar lançamentos de conta corrente bancária, verificando entradas e saídas, com no máximo 1 dia de atraso. Isso se faz necessário porque os saldos do dia imediatamente anterior podem sofrer alterações com lançamentos retroativos que o banco realiza com frequência (tarifas, cheques devolvidos, etc).
2) Apurar lançamentos do extrato da conta cobrança (francesinha) do dia útil imediatamente anterior ao da apuração. Necessário para verificar os títulos baixados, seja por pagamento, baixa simples, protestos ou simples rejeição do banco. Toda e qualquer baixa deve necessariamente encontrar com sua contrapartida. Também necessário para confrontar com o volume de títulos enviados ao banco para cobrança por conta das operações realizadas.
3) Apurar lançamentos do extrato da conta custódia de cheques do dia útil imediatamente anterior ao da apuração. Também se faz necessário para verificar os cheques baixados, seja por depósito na data boa, baixa simples por solicitação do sacado ou cedente, alteração de data boa ou também simples rejeição do banco. Toda e qualquer baixa deve necessariamente encontrar com sua contrapartida. Também necessário para confrontar com o volume cheques operados e enviados à custódia bancária.
4) Apurar diariamente eventuais saldos de cheques em carteira. (Aqueles que não vão para custódia bancária).
5) Apurar (a cada evento) aporte ou retiradas de sócios, seja por contratos de mútuos ou para futura integralização de capital. Apurar o saldo passivo de acordo com remuneração contratada.
6) Se o passivo for bancário, apurar diariamente o saldo devedor e apropriar o custo financeiro para efeito de saldo devedor total.
7) Apurar, (a cada evento) eventuais operações de fomentoà matéria prima e insumos, apurando entradas de títulos em novas operações para amortizações e eventuais novas saídas de recursos.
8) Não esquecer de calcular diariamente as projeções de operações para o mês, baseado no histórico dos primeiros cinco dias úteis do mês, e assim sucessivamente a cada cinco dias úteis. Não tem efeito contábil, mas já dá pra ter uma idéia dos resultados (brutos e líquidos) do exercício mensal.
Como podem ver, são pequenos controles a serem implantados que tomam diariamente menos de cinquenta minutos do executivo, mas que, se feitos com disciplina, possibilitam-lhe ter a factoring literalmente “nas mãos”.
E nem será preciso cursar Ciências Contábeis.
Boa sorte.
Rogério
